Escritura protocolaria (protocolización): qué es, cómo se hace y para qué sirve

Qué dice la ley, en tres artículos

• Art. 56: la protocolización consiste en incorporar al protocolo, por medio de escritura pública, las actuaciones, expedientes o documentos que la ley o el juez ordenen insertar para su guarda y conservación, o que cualquier persona presente al notario con los mismos fines.
• Art. 57: por la protocolización el documento no adquiere mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga.
• Art. 58: si el documento está sujeto a registro, primero se registra y después se protocoliza.

Decreto 960 de 1970, arts. 56 a 58 (Secretaría del Senado)

Cómo se hace una escritura protocolaria, paso a paso

• 1. Lleva a la notaría el documento original (o la copia que ordene el juez) y tu cédula. Si el documento debe registrarse, regístralo antes (art. 58).
• 2. El notario redacta una escritura corta: quién comparece, qué documento se protocoliza y cuántos folios tiene. El documento queda anexado al protocolo.
• 3. Firmas la escritura y pagas los derechos notariales de protocolización, que fija cada año la Superintendencia de Notariado y Registro. Pregunta el valor en la notaría antes de firmar.
• 4. Pides copias de la escritura: con ellas cualquiera puede comprobar después que el documento existía en esa fecha y obtener copia auténtica de él.

Escritura protocolaria vs. escritura de compraventa

Se confunden mucho y la diferencia cuesta caro. La escritura de compraventa contiene el negocio: quién vende, quién compra, el precio y el inmueble; una vez registrada en el folio de matrícula, transfiere la propiedad. La protocolaria solo guarda un documento que ya existe, sin cambiar su valor jurídico.

Por eso una «carta-venta», una promesa de compraventa o un documento de posesión protocolizados siguen siendo lo que eran. Quien compra con ellos tiene, como mucho, posesión o un derecho a exigir que le firmen la escritura: no el título de dueño.

Comprar una casa sin escrituras (solo posesión)

Para qué sí sirve protocolizar

• Dar fecha cierta y conservación a un documento privado: queda en el archivo notarial y se pueden sacar copias en cualquier momento.
• Cumplir lo que ordena un juez o una norma que exige que cierto expediente o actuación quede en notaría.
• Dejar constancia ordenada de documentos de un inmueble (planos, actas, contratos) para que no dependan de una sola copia en papel.

Antes de comprar: revisa el certificado, no la protocolización

Si un vendedor te muestra una escritura protocolaria como prueba de que es dueño, pide el certificado de tradición y libertad del inmueble. Ahí se ve quién es el propietario inscrito y qué limitaciones tiene. Si el vendedor no aparece como dueño, no hay compraventa segura posible.

Cómo leer el certificado de tradición y libertad · Cuánto se demora el registro de una escritura

Preguntas frecuentes

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